Comment enregistrer et piloter votre société au Kenya en ligne avec MY OFFICE® ?

Oui. Une société kényane créée par un autre prestataire peut être intégrée après vérification de son existence, de son numéro d’enregistrement, de ses statuts, de sa direction, de ses actionnaires, de ses bénéficiaires effectifs et des pièces de conformité demandées. L’objectif est de reprendre proprement le dossier sans obliger le client à recréer sa société.

Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie rattacher une entreprise existante à votre bureau numérique FiduLink OS™. L’immatriculation officielle d’une nouvelle société au Kenya relève du Companies Registry du Business Registration Service et du parcours de création de société distinct proposé par FiduLink.

La plateforme peut notamment accueillir une private company limited by shares, une public company, une company limited by guarantee, une LLP ou une structure étrangère enregistrée au Kenya, sous réserve de l’analyse du dossier, de l’activité, de la détention, des licences requises et des critères KYC/KYB/AML de FiduLink.

La private company limited by shares est une forme très courante pour les entreprises privées. Elle limite en principe la responsabilité des membres au montant restant dû sur leurs actions et ne peut pas inviter le public à souscrire ses titres. Le choix de la forme doit néanmoins être validé selon le projet, les investisseurs et la réglementation sectorielle.

L’offre Essential est proposée à 399 € par an et couvre une société. Elle donne accès au socle de 30 fonctions MY OFFICE® et à la solution Agent FiduLink pendant douze mois, sous réserve de l’activation et de la validation du dossier.

PRO, à 999 € par an, permet de gérer jusqu’à dix sociétés. Enterprise, à 4 999 € par an, couvre un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe, pour un usage interne non transférable. Les sociétés peuvent être réparties entre plusieurs juridictions compatibles.

Oui. Essential, PRO et Enterprise donnent accès au même socle de 30 fonctions et à un Agent FiduLink pendant douze mois. La capacité en nombre de sociétés constitue la principale différence entre les trois abonnements.

L’Agent répond aux questions d’utilisation, aide à s’orienter dans MY OFFICE® et coordonne les demandes liées à la société. Il ne remplace pas un avocat, un tax agent, un comptable, une banque, le BRS ou la KRA. Une intervention professionnelle spécialisée peut nécessiter une commande et un devis séparés.

Oui. La Data Room, KYC/UBO & Compliance, Registry Watch et Governance Hub permettent d’organiser les extraits, registres, actionnaires, directeurs et informations de bénéficiaires effectifs. Les déclarations officielles auprès du Registrar doivent toutefois être effectuées ou validées selon la procédure légale applicable.

Le cadre kényan vise notamment une personne physique détenant directement ou indirectement au moins 10 % des actions émises ou au moins 10 % des droits de vote. D’autres critères de contrôle peuvent s’appliquer, notamment le pouvoir de nommer ou révoquer des dirigeants ou l’exercice d’une influence ou d’un contrôle significatif. Une structure complexe doit être analysée jusqu’aux personnes physiques finales.

Oui. Les sociétés sont soumises au dépôt d’un Annual Return auprès du Registrar. Le Companies Act prévoit un retour annuel, avec une return date correspondant en principe à l’anniversaire de l’incorporation ou de la date du dernier return applicable. Le dépôt doit être réalisé dans les 28 jours suivant la date à laquelle le return est établi.

CR29 est le formulaire d’Annual Return prévu pour les sociétés. Il reprend notamment l’identité et le numéro de la société, la return date, le type de société, l’activité principale, le registered office et d’autres informations exigées. MY OFFICE® peut aider à conserver les pièces et les rappels, mais le dépôt officiel reste une formalité distincte.

La Kenya Revenue Authority indique actuellement un taux général de Corporation Tax de 30 % pour les sociétés résidentes. Les sociétés non résidentes peuvent relever d’un taux différent, notamment 37,5 % dans le cadre général mentionné par la KRA. Des régimes particuliers, incitations, retenues à la source ou règles sectorielles peuvent modifier le résultat fiscal effectif.

Le taux général de VAT indiqué par la KRA est de 16 %, tandis que certaines fournitures peuvent être à 0 % ou exonérées selon les textes applicables. L’assujettissement, le lieu de fourniture, les seuils, les importations, les services numériques et la nature de l’activité doivent être examinés séparément.

Non. MY OFFICE® fournit des outils d’organisation, de facturation, de documentation et de coordination. Les comptes, déclarations de Corporation Tax, VAT, PAYE, withholding tax, obligations KRA et certifications éventuelles doivent être préparés ou validés par les professionnels compétents lorsque cela est requis.

eTIMS est le système électronique de gestion des factures fiscales de la Kenya Revenue Authority. La KRA indique que les personnes exerçant une activité doivent être onboardées et émettre des factures électroniques, y compris de nombreux opérateurs non enregistrés à la VAT. Une société intégrée à MY OFFICE® doit donc organiser sa facturation en tenant compte de cette obligation locale.

Pas automatiquement. MY OFFICE® comprend des fonctions de facturation internationale et de facture structurée UBL 2.1, mais la conformité eTIMS dépend de l’utilisation d’une solution, d’un portail ou d’une intégration acceptée par la KRA. Le flux technique doit être configuré et validé pour la société concernée.

MY OFFICE® comprend un accès au module Banking Introduction et à la préparation d’un Banking Pack. Une mise en relation peut être étudiée selon l’activité, les dirigeants, les bénéficiaires effectifs, les flux et le pays de résidence. Aucune ouverture n’est garantie : la banque décide après ses propres contrôles.

Le Smart Mailroom peut organiser le courrier lorsqu’un service d’adresse ou de gestion de courrier compatible est actif. L’abonnement MY OFFICE® seul ne constitue pas une registered office address, une domiciliation ou une licence d’exploitation au Kenya.

Oui. Team & Permissions permet d’organiser les accès des personnes autorisées. Les permissions doivent être attribuées avec prudence, notamment pour les documents KYC, les registres de bénéficiaires effectifs, les informations bancaires, les données personnelles et les documents confidentiels.

Le délai dépend principalement de la complétude du dossier, de la structure de détention, de l’activité, des pays concernés, de la qualité des documents et des vérifications nécessaires. Une société avec une chaîne d’actionnariat complexe ou une activité réglementée peut nécessiter des contrôles complémentaires.

MY OFFICE® est accessible en ligne aux utilisateurs autorisés. Cet accès numérique facilite l’administration mais ne modifie pas la résidence fiscale, la direction effective, les obligations de présence, le registered office, les licences ou les règles d’établissement stable qui doivent être analysées selon les faits.

Non, sauf service séparément commandé et expressément confirmé. Les fonctions de MY OFFICE® facilitent l’organisation, la préparation et le suivi, mais les dépôts officiels, taxes, pénalités, frais gouvernementaux et interventions de professionnels ne sont pas automatiquement inclus dans l’abonnement.

Oui, sous réserve de l’éligibilité du dossier. Une société étrangère enregistrée au Kenya peut nécessiter des documents du siège, des informations sur les représentants locaux, l’enregistrement auprès du Registrar, le KRA PIN et une lecture fiscale spécifique. MY OFFICE® peut centraliser cette documentation et le suivi des obligations associées.