Comment enregistrer et piloter votre société en Namibie en ligne avec MY OFFICE® ?

Oui. Une société namibienne constituée par un autre prestataire peut être intégrée après vérification de son Certificate of Incorporation ou Founding Statement, de ses documents BIPA, de ses directors ou members, shareholders, beneficial owners, références NamRA et autres pièces KYC/KYB nécessaires.

Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie rattacher une entreprise existante à FiduLink OS™. L’immatriculation officielle, les modifications et les dépôts réglementaires relèvent de la Business and Intellectual Property Authority.

La Business and Intellectual Property Authority est l’autorité namibienne chargée notamment de l’enregistrement, de l’administration et de la réglementation des entreprises et de la propriété intellectuelle. Elle gère les Companies, Close Corporations, External Companies et plusieurs obligations de conformité.

La Private (Proprietary) Limited Company, identifiée par le suffixe Pty Ltd, est une forme classique pour une activité privée. BIPA la décrit comme une société à responsabilité limitée dont les shares ne sont pas offertes au public et dont l’actionnariat est généralement limité à cinquante shareholders.

La Close Corporation ou CC est une forme distincte régie par le Close Corporations Act. Elle est souvent utilisée pour des structures de détention plus resserrée. Ses formalités diffèrent de celles d’une company, notamment pour les Founding Statements et annual duties.

Oui. BIPA prévoit un régime d’External or Foreign Company pour une société incorporée hors de Namibie qui établit un place of business dans le pays. Ce parcours comporte notamment le formulaire CM49 et des documents corporate étrangers certifiés.

L’offre Essential est proposée à 399 € par an pour une société. Elle donne accès au socle de 30 fonctions MY OFFICE® ainsi qu’à un Agent FiduLink pendant douze mois, sous réserve de la validation et de l’activation du dossier.

PRO, à 999 € par an, permet de gérer jusqu’à dix sociétés. Enterprise, à 4 999 € par an, couvre un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe, conformément aux conditions de l’offre.

Oui. Le Financial Intelligence Act impose au Registrar de collecter et conserver des informations à jour sur les bénéficiaires effectifs. BIPA exige des informations BO lors de l’enregistrement et dans le cadre des obligations continues de la company ou Close Corporation.

BIPA considère notamment comme beneficial owner une personne physique qui détient directement ou indirectement, y compris à travers un trust ou une autre entité, 25 % ou plus des shares, voting rights ou autres ownership interests.

Oui. Le dispositif prend également en compte les personnes exerçant un contrôle direct ou indirect, pouvant nommer ou révoquer la majorité du board, influencer matériellement les décisions ou bénéficier économiquement des actifs ou profits de l’entité.

BIPA indique que le Beneficial Ownership Declaration Form doit être soumis dans les sept jours ouvrables suivant un changement matériel des informations de bénéficiaire effectif.

Depuis le 3 mars 2024, une entité ayant déjà déposé une déclaration BO et n’ayant connu aucun changement peut utiliser le BO2 pour confirmer l’absence de modification dans certaines situations, notamment lors de l’Annual Duty Submission.

Oui. BIPA exige notamment le CM23 pour les Companies, accompagné des annual duties et submission fees applicables. La non-conformité peut entraîner des pénalités et, à terme, des mesures de deregistration.

Les Close Corporations suivent un régime distinct, notamment avec le formulaire CC7 et l’Annual Duty correspondant. Elles restent également soumises aux obligations de beneficial ownership applicables.

Le taux légal en vigueur pour les sociétés non minières dont l’exercice commence à compter du 1er janvier 2025 est de 30 %. Une réduction à 28 % pour 2026/27 a été annoncée mais, au dernier état fiscal publié en juillet 2026, elle n’était pas encore promulguée.

Parce qu’une annonce budgétaire n’est pas encore une règle fiscale en vigueur. Les textes actuellement promulgués fixent toujours 30 % pour les sociétés non minières concernées. MY OFFICE® privilégie donc le taux juridiquement applicable et signale séparément la réforme proposée.

Le taux standard de Value Added Tax est de 15 %. Certaines fournitures sont zero-rated ou exemptes selon le Value-Added Tax Act et les règles applicables à l’opération.

L’enregistrement VAT est obligatoire lorsque les taxable supplies dépassent N$1 000 000 sur une période de douze mois consécutifs, ou lorsqu’il existe des raisons raisonnables de prévoir que ce seuil sera dépassé sur la période à venir.

NamRA prévoit qu’une Company ou Close Corporation dépose sa return of income dans les sept mois suivant la fin de son financial year. Les paiements estimés et autres obligations doivent également être suivis selon le calendrier fiscal de l’entreprise.

Oui. Le Social Security Act impose à tout employeur de s’enregistrer auprès de la Commission et d’enregistrer ses employees. La SSC met également à disposition des Good Standing Certificates et leurs outils de validation.

Non. MY OFFICE® centralise les données, documents, rappels et workflows. BIPA, NamRA et la Social Security Commission restent les organismes officiels compétents pour les dépôts, taxes, contributions et enregistrements correspondants.

MY OFFICE® comprend l’accès au module Banking Introduction et à la préparation d’un Banking Pack. La faisabilité dépend de l’activité, des directors, shareholders ou members, beneficial owners, source of funds, flux et pays concernés. La banque reste seule décisionnaire.

L’intérêt est de regrouper documents BIPA, Annual Returns, annual duties, BO, NamRA, VAT, SSC, comptes, banque, contrats, gouvernance et documents opérationnels dans un cockpit unique, sans modifier l’existence juridique de la société.