Centralisez la gestion de votre société allemande dans un espace sécurisé : documents, conformité KYC/KYB, bénéficiaires effectifs, gouvernance, échéances, facturation, suivi bancaire et assistance. MY OFFICE® accueille aussi les sociétés en Allemagne créées auprès d’un autre prestataire.
À partir de 399 € par an pour une société. Activation soumise à l’identification de la société, de ses dirigeants et de ses bénéficiaires effectifs.
MY OFFICE® transforme les informations dispersées de votre entreprise allemande en un espace de pilotage structuré. Que votre société en Allemagne soit une GmbH, une UG (haftungsbeschränkt), une AG, une holding, une filiale, une société de services ou une structure intégrée à un groupe international, vous retrouvez les données importantes, les documents sociaux, les actions requises et les outils de gestion au même endroit.
Il s’agit de rattacher et d’importer une société allemande existante dans votre espace FiduLink OS™ afin de la gérer en ligne. Cette opération ne remplace ni l’immatriculation officielle au Handelsregister, ni une Gewerbeanmeldung, ni une autre formalité publique. Si votre société n’existe pas encore, FiduLink propose un parcours distinct de création de société en Allemagne.
Vous pouvez prolonger son administration dans un environnement unifié. MY OFFICE® vous aide à suivre les documents de la société, les responsables, les échéances, les demandes, la facturation et les interactions avec les équipes FiduLink.
Vous n’avez pas besoin de recréer votre entreprise. Après contrôle des informations et des documents, une société allemande constituée par un autre cabinet, agent ou prestataire peut être intégrée à MY OFFICE®.
La gestion d’une société en Allemagne suppose de maintenir une information sociale cohérente, des bénéficiaires effectifs à jour, une gouvernance documentée, une comptabilité exploitable et un calendrier de conformité adapté. MY OFFICE® organise ce suivi sans se substituer aux professionnels réglementés ou aux autorités compétentes.
La Gesellschaft mit beschränkter Haftung est la forme de capitaux de référence ; l’UG (haftungsbeschränkt) constitue une variante entrepreneuriale avec constitution de réserves spécifique.
L’Aktiengesellschaft répond aux projets à gouvernance structurée. D’autres formes, notamment GmbH & Co. KG, KG ou succursale, demandent un suivi adapté à leur nature.
La Körperschaftsteuer de base ne représente pas toute la charge : Solidaritätszuschlag et Gewerbesteuer variable selon la commune doivent aussi être analysés.
Les changements de Geschäftsführer, pouvoirs, siège, capital et informations soumis à publicité doivent être documentés et, lorsqu’il y a lieu, actualisés au Handelsregister.
Les données relatives aux wirtschaftlich Berechtigte doivent être identifiées, conservées à jour et communiquées dans le respect des obligations allemandes applicables.
Les sociétés de capitaux établissent leur Jahresabschluss selon le HGB et transmettent les pièces requises électroniquement au Unternehmensregister, en principe dans l’année suivant la clôture.
Du Geschäftsführer d’une seule GmbH ou UG au groupe international possédant plusieurs filiales, MY OFFICE® apporte une méthode commune pour administrer une société en Allemagne, partager les responsabilités et conserver une vision claire des opérations.
Pour piloter une société de conseil, de commerce, de technologie ou de services depuis un espace accessible en ligne.
Pour organiser la documentation, les participations, les décisions, les responsables et les dossiers sensibles d’une holding allemande.
Pour centraliser factures, données financières, partenaires, contrats et conformité d’une entreprise numérique en Allemagne.
Pour suivre plusieurs entités, y compris une ou plusieurs sociétés allemandes, avec des accès et permissions adaptés aux équipes.
Pour regrouper les informations utiles à la supervision de sociétés détenues par un même bénéficiaire économique ou groupe.
Pour structurer les documents sociaux, financiers et contractuels d’une société détenant ou exploitant des actifs en Allemagne.
Pour rapprocher le suivi de l’entité allemande de celui des filiales, partenaires, clients et activités situés dans d’autres pays.
Pour reprendre le contrôle numérique d’une structure constituée par un concurrent sans abandonner son historique documentaire.
L’enregistrement d’une société allemande dans MY OFFICE® suit un parcours clair. L’objectif est de créer un dossier fiable avant d’ouvrir les outils de gestion, de conformité, de gouvernance et de collaboration.
Essential couvre une société, PRO jusqu’à dix sociétés et Enterprise un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe.
Renseignez la Firma, la forme sociale, le Handelsregisternummer (par exemple HRB), le Registergericht, le siège, l’activité et les coordonnées de votre société en Allemagne.
Ajoutez les Geschäftsführer, membres des organes, signataires, Gesellschafter, actionnaires et bénéficiaires effectifs de la structure allemande.
Téléversez les pièces sociales, justificatifs d’identité, preuves d’adresse et informations utiles à la revue KYC, KYB et UBO.
FiduLink analyse la cohérence du dossier et peut demander des informations complémentaires selon le profil, l’activité ou les opérations prévues.
Après validation, vous accédez au tableau de bord, au Data Room, aux outils disponibles et à votre Agent FiduLink pendant douze mois.
La liste exacte dépend de la société, de son activité, de son ancienneté, de ses détenteurs et des services demandés. Préparer un dossier complet accélère la vérification et limite les demandes complémentaires.
Chaque offre MY OFFICE® donne accès au même socle fonctionnel. La différence porte principalement sur le nombre de sociétés administrées. Les outils ci-dessous structurent le pilotage quotidien de votre société allemande et facilitent la coordination avec les services FiduLink.
Une vue synthétique de la société en Allemagne, de ses dossiers, alertes, services et prochaines actions.
Un parcours guidé pour configurer le profil, compléter les données et prendre en main MY OFFICE®.
Des repères opérationnels liés à l’Allemagne et aux informations essentielles de votre structure.
Le suivi des demandes et dossiers ouverts concernant votre société allemande.
Une liste claire des informations, validations et pièces restant à fournir ou à traiter.
Organisation des contrôles d’identité, de détention et de bénéficiaires effectifs, notamment autour des données du Transparenzregister.
Lecture structurée de la complétude du dossier et des points nécessitant une attention.
Suivi des renouvellements de services et échéances configurés pour la société.
Automatisation de rappels et d’actions de conformité disponibles dans le portail.
Suivi des informations et événements du Handelsregister lorsque la couverture et les données sont disponibles.
Centralisation du Handelsregisterauszug, des statuts, Gesellschafterliste, décisions, contrats et pièces sensibles.
Outil de signature électronique pour les documents et flux compatibles proposés dans l’environnement.
Gestion numérique du courrier lorsque votre société dispose d’un service d’adresse ou de courrier actif.
Espaces sécurisés pour partager des pièces lors d’une opération, d’un audit ou d’une transaction.
Organisation de justificatifs et informations vérifiées pour accélérer certains échanges autorisés.
Outils de coordination et de suivi comptable international, à articuler avec un Steuerberater ou professionnel allemand compétent.
Vision financière consolidée et suivi des données disponibles pour vos structures et opérations.
Création et organisation des factures internationales de la société allemande.
Préparation de factures électroniques structurées UBL 2.1 ; la compatibilité E-Rechnung, XRechnung ou ZUGFeRD doit être vérifiée selon le flux.
Préparation d’un Banking Pack et mise en relation bancaire selon l’éligibilité, sans garantie d’ouverture.
Organisation des rôles, décisions, mandats et éléments de gouvernance de votre GmbH, UG ou AG allemande.
Attribution d’accès adaptés aux dirigeants, collaborateurs, conseils et responsables autorisés.
Échanges, assistance et prise de rendez-vous avec votre Agent FiduLink depuis votre espace.
Point d’accès aux besoins opérationnels et services professionnels disponibles pour l’entreprise.
Assistants numériques pour explorer les informations et mieux orienter les prochaines actions.
Accès à des ressources et services conçus pour lancer ou développer une activité internationale.
Consultation d’offres commerciales pertinentes disponibles dans l’écosystème FiduLink.
Gestion du compte client, des crédits et des commandes de services éligibles.
Espace dédié aux interactions de partenariat et opportunités proposées selon votre profil.
Accès simplifié à des prestations complémentaires sur demande, devis et conditions d’éligibilité.
MY OFFICE® ne se limite pas au stockage de fichiers. La plateforme relie les documents, les personnes, les échéances et les services afin de rendre l’administration d’une société allemande plus lisible.
Statuts, extraits, registres, procès-verbaux, contrats et justificatifs restent classés dans un environnement organisé.
Les informations d’une société en Allemagne peuvent être réparties entre la direction, le comptable, le cabinet de constitution, les banques et plusieurs boîtes e-mail. MY OFFICE® crée un point de référence unique pour limiter les versions contradictoires et retrouver rapidement les pièces utiles.
Visualisez les Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Gesellschafter, bénéficiaires effectifs, pouvoirs et décisions rattachés à votre société.
Une société allemande doit pouvoir démontrer qui la dirige, qui peut l’engager et qui la détient ou la contrôle. Le Governance Hub et l’espace conformité aident à maintenir ces informations structurées et à préparer les mises à jour du Handelsregister, de la Gesellschafterliste ou du Transparenzregister lorsqu’un changement doit être déclaré.
Factures, données financières et éléments comptables sont rapprochés pour faciliter le travail des responsables et professionnels.
MY OFFICE® fournit des outils de gestion et de coordination pour préparer une information financière exploitable. Votre société en Allemagne peut y organiser ses factures, suivre ses données et collaborer autour du Jahresabschluss, des règles GoBD, de la Körperschaftsteuer, de la Gewerbesteuer et de l’Umsatzsteuer.
Rassemblez les informations de l’entreprise, de ses responsables et de son activité avant une mise en relation.
Le module Banking Introduction aide à constituer un Banking Pack cohérent et à solliciter une mise en relation auprès d’établissements ou partenaires adaptés au profil. Une banque conserve toujours sa propre politique de risque, ses contrôles et sa décision finale.
Les renouvellements, pièces expirantes et tâches configurées apparaissent dans un suivi commun.
Le pilotage d’une entreprise allemande demande de surveiller la complétude du dossier, le Jahresabschluss, les données sensibles et les échéances. MY OFFICE® rassemble ces signaux afin que le Geschäftsführer identifie plus vite les points à examiner ou à transmettre à un professionnel.
Essential, PRO et Enterprise incluent l’accès à la solution Agent pendant un an. Votre Agent FiduLink est un point de contact humain qui répond à vos questions sur l’utilisation de MY OFFICE®, vous aide à vous orienter dans le portail et facilite la coordination de vos demandes relatives à votre société en Allemagne. Lorsque votre besoin exige une intervention juridique, fiscale, comptable, bancaire ou administrative spécialisée, il vous oriente vers le service approprié, qui peut faire l’objet d’un devis séparé.
Votre siège ou votre activité se trouve à Berlin, Hambourg, Munich, Cologne, Francfort, Stuttgart, Düsseldorf, Leipzig, Dresde, Brême, Hanovre ou Nuremberg ? MY OFFICE® permet aux personnes autorisées de retrouver le dossier et les outils de gestion en ligne, y compris lorsque les Gesellschafter, dirigeants ou équipes travaillent depuis plusieurs pays.
Consultez les informations disponibles sans dépendre d’un classeur ou d’un poste unique.
Attribuez des accès cohérents avec les responsabilités et limitez l’exposition des dossiers sensibles.
Gérez l’entreprise allemande aux côtés des autres entités de votre organisation.
Conservez la chronologie des dossiers, documents et demandes traités dans l’espace.
Les trois abonnements proposent les mêmes fonctions et un Agent FiduLink pendant douze mois. Choisissez principalement selon le nombre de sociétés en Allemagne et dans les autres juridictions que vous souhaitez centraliser.
Pour gérer 1 société, notamment une GmbH, une UG ou une AG en Allemagne.
Pour gérer jusqu’à 10 sociétés dans une interface commune.
Nombre illimité de sociétés d’un même bénéficiaire économique ou groupe.
Prix affichés pour l’abonnement annuel à MY OFFICE®. Les prestations professionnelles, frais officiels, services d’adresse, comptabilité locale, dépôts, formalités, traductions, apostilles, services bancaires et autres interventions spécifiques ne sont pas inclus sauf mention ou commande séparée.
La plateforme vous donne un environnement de gestion et d’assistance. Certaines opérations nécessitent cependant une prestation professionnelle, une autorisation, un service actif ou le paiement de frais externes.
| Élément | Dans MY OFFICE® | Précision importante |
|---|---|---|
| Accès aux 30 fonctions | Inclus | Selon disponibilité technique, couverture juridictionnelle et configuration du dossier. |
| Agent FiduLink 12 mois | Inclus | Réponses sur le portail, orientation et coordination ; les missions spécialisées restent distinctes. |
| Data Room société | Inclus | Le client reste responsable de fournir des documents exacts, complets, licites et actualisés. |
| Outils de facturation | Inclus | Ils ne remplacent pas la validation des règles d’Umsatzsteuer, de facturation et de comptabilité applicables en Allemagne et dans les pays concernés. |
| Banking Introduction | Accès inclus | La mise en relation et toute ouverture de compte sont soumises aux règles et décisions des établissements. |
| Smart Mailroom | Outil disponible | Son utilisation suppose un service d’adresse ou de gestion de courrier actif et compatible. |
| Comptabilité et déclarations locales | Service séparé | À commander si vous souhaitez l’intervention d’un professionnel ou prestataire compétent. |
| Formalités et dépôts officiels | Service séparé | Honoraires professionnels, taxes, frais officiels et débours sont facturés selon l’opération. |
| Conseil juridique ou fiscal | Service séparé | Une analyse personnalisée requiert une mission formalisée avec le professionnel approprié. |
La solution s’adresse aux entreprises établies dans l’ensemble de la République fédérale. Une société domiciliée à Berlin ou Hambourg peut utiliser le même environnement numérique qu’une entreprise située en Bavière, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Hesse, Bade-Wurtemberg, Saxe, Basse-Saxe ou dans un autre Land allemand. L’éligibilité aux prestations annexes reste évaluée selon le dossier.
Cette page concerne la gestion d’une société allemande existante. Si votre projet est encore au stade de la constitution, utilisez le parcours de création dédié afin d’éviter toute confusion entre immatriculation et administration en ligne.
Votre GmbH, UG ou AG existe déjà, chez FiduLink ou auprès d’un concurrent : sélectionnez l’offre adaptée et lancez l’intégration de votre dossier allemand.
Commencer avec EssentialVous ne possédez pas encore d’entreprise en Allemagne : découvrez la constitution, l’immatriculation au Handelsregister et l’accompagnement FiduLink pour créer une société allemande.
Voir la création de société en AllemagneRetrouvez les réponses aux principales questions sur l’enregistrement, l’administration et le pilotage d’une société allemande dans FiduLink OS™.
Oui. Une société allemande créée par un autre prestataire peut être intégrée après vérification de son existence, de ses statuts, de sa direction, de sa détention, de ses bénéficiaires effectifs et des pièces de conformité demandées.
Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie la rattacher à votre bureau numérique. L’immatriculation officielle d’une nouvelle société en Allemagne au Handelsregister relève du parcours de constitution et de formalités locales distinctes.
La solution peut notamment accueillir les GmbH, UG (haftungsbeschränkt) et AG, ainsi que d’autres structures admissibles comme certaines GmbH & Co. KG, sous réserve de la revue du dossier, de l’activité, de la détention et des critères de conformité FiduLink.
Non. Lorsqu’une activité constitue un Gewerbe, l’entreprise doit effectuer l’enregistrement approprié auprès de l’autorité locale et obtenir les autorisations sectorielles nécessaires. MY OFFICE® peut conserver les justificatifs dans le dossier, mais l’abonnement ne crée ni licence ni droit d’exercer.
L’offre Essential est proposée à 399 € par an et couvre une société. Elle inclut les 30 fonctions MY OFFICE® et la solution Agent FiduLink pendant douze mois.
PRO, à 999 € par an, permet de gérer jusqu’à dix sociétés. Enterprise, à 4 999 € par an, couvre un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe, pour un usage interne non transférable.
Oui. Essential, PRO et Enterprise donnent accès au même socle de 30 fonctions et à un Agent FiduLink pendant douze mois. La capacité en nombre de sociétés constitue la principale différence.
L’Agent répond aux questions d’utilisation, aide à s’orienter dans MY OFFICE® et coordonne les demandes. Il ne remplace pas un avocat, un fiscaliste, un comptable, une banque ou une autorité. Une mission spécialisée peut nécessiter un devis séparé.
Oui. Le Data Room, les outils KYC/UBO, Registry Watch et le Governance Hub permettent d’organiser le Handelsregisterauszug et les informations relatives aux Geschäftsführer, organes, Gesellschafter et bénéficiaires effectifs. Les modifications au Handelsregister ou au Transparenzregister doivent être réalisées ou validées par les personnes compétentes.
Non. MY OFFICE® fournit des outils de facturation, d’organisation et de coordination financière. La tenue comptable, le Jahresabschluss, l’Umsatzsteuer, la Körperschaftsteuer, la Gewerbesteuer et les déclarations doivent être pris en charge ou validés par les professionnels compétents lorsque cela est requis.
Non. Le taux actuel de Körperschaftsteuer est de 15 %, mais le Solidaritätszuschlag s’applique sur cet impôt et la Gewerbesteuer dépend notamment du Hebesatz fixé par la commune. Le taux effectif global doit donc être calculé selon le siège, l’activité et la situation de la société.
Pour les sociétés de capitaux concernées, les documents requis doivent généralement être transmis électroniquement au Unternehmensregister au plus tard un an après la date de clôture. Le délai peut être plus court pour certains émetteurs et le périmètre varie selon la forme, la taille et la situation de la société.
MY OFFICE® comprend un accès au module Banking Introduction et à la préparation d’un Banking Pack. Une mise en relation peut être envisagée selon le profil, mais aucune ouverture de compte n’est garantie : l’établissement décide après ses propres contrôles.
Le Smart Mailroom peut organiser le courrier lorsqu’un service d’adresse ou de gestion de courrier compatible est actif. L’abonnement MY OFFICE® seul ne constitue ni un siège social, ni une Geschäftsanschrift, ni une domiciliation en Allemagne.
La plateforme comprend International Invoices et l’e-Invoicing UBL 2.1 pour les flux compatibles. La conformité d’un fichier avec les exigences allemandes, XRechnung, ZUGFeRD, les périodes transitoires, les règles d’Umsatzsteuer et les obligations du client doit être vérifiée selon chaque opération.
Les fonctions Team & Permissions servent à organiser les accès des personnes autorisées. Le niveau de permission doit être choisi avec soin, notamment pour les documents confidentiels, données personnelles et informations financières.
Le délai dépend surtout de la complétude du dossier, de la structure de détention, de l’activité, des pays concernés et des vérifications nécessaires. Une activation ne peut intervenir qu’après réception et validation des éléments demandés.
MY OFFICE® est accessible en ligne aux utilisateurs autorisés. Cet accès numérique ne modifie toutefois ni la résidence fiscale de l’entreprise, ni son lieu de direction effective, ni les obligations de substance ou de présence qui doivent être analysées séparément.
Non, sauf service séparément commandé et expressément confirmé. Les outils facilitent l’organisation et le suivi, mais les formalités, dépôts, taxes, débours et interventions de professionnels ne sont pas automatiquement compris dans l’abonnement.
Connectez votre entreprise allemande à MY OFFICE®, rassemblez ses informations essentielles et pilotez-la avec 30 fonctions, un espace sécurisé et un Agent FiduLink pendant douze mois.
