Centralisez la gestion de votre société belge dans un espace sécurisé : documents, conformité KYC/KYB, bénéficiaires effectifs, gouvernance, échéances, facturation, suivi bancaire et assistance. MY OFFICE® accueille aussi les sociétés en Belgique créées auprès d’un autre prestataire.
À partir de 399 € par an pour une société. Activation soumise à l’identification de la société, de ses dirigeants et de ses bénéficiaires effectifs.
MY OFFICE® transforme les informations dispersées de votre entreprise belge en un espace de pilotage structuré. Que votre société enregistrée en Belgique soit une société à responsabilité limitée (SRL), une société anonyme (SA), une société coopérative (SC), une société en nom collectif (SNC), une holding, une filiale ou une société de services, vous retrouvez les données importantes, les documents sociaux, les actions requises et les outils de gestion au même endroit.
Il s’agit de rattacher et d’importer une société belge existante dans votre espace FiduLink OS™ afin de la gérer en ligne. Cette opération ne remplace ni la constitution officielle, ni l’inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO), ni une publication au Moniteur belge, ni un dépôt réglementaire. Si votre société n’existe pas encore, FiduLink propose un parcours distinct de création de société en Belgique.
Vous pouvez prolonger son administration dans un environnement unifié. MY OFFICE® vous aide à suivre les documents de la société, les responsables, les échéances, les demandes, la facturation et les interactions avec les équipes FiduLink.
Vous n’avez pas besoin de recréer votre entreprise. Après contrôle des informations et des documents, une société belge constituée par un autre cabinet, agent ou prestataire peut être intégrée à MY OFFICE®.
La gestion d’une société en Belgique suppose de maintenir une information sociale cohérente, des bénéficiaires effectifs à jour, une gouvernance documentée, une comptabilité exploitable et un calendrier de conformité adapté. MY OFFICE® organise ce suivi sans se substituer aux professionnels réglementés ou aux autorités compétentes.
La SRL est une forme flexible fréquemment choisie pour les PME, holdings, filiales, entreprises de services et projets internationaux. Elle ne comporte pas de capital minimum légal, mais les moyens initiaux doivent être suffisants au regard de l’activité projetée et du plan financier.
La SA répond notamment aux projets nécessitant une structure de capital plus importante et conserve un capital minimum légal de 61 500 €. La SC poursuit une finalité coopérative ; la SNC et la société en commandite suivent des règles de responsabilité différentes.
Le taux ordinaire de l’impôt des sociétés est de 25 %. Sous conditions, certaines petites sociétés peuvent bénéficier du taux réduit de 20 % sur une première tranche de 100 000 € de base imposable. Le taux normal de TVA est de 21 %.
Les données d’identification, unités d’établissement, activités, adresse, organes de gestion et modifications statutaires doivent rester cohérentes avec la BCE/KBO, les publications officielles et les actes de la société.
Les bénéficiaires effectifs doivent être identifiés dans le registre UBO, les modifications doivent être déclarées dans les délais applicables et les informations doivent faire l’objet d’une confirmation annuelle documentée.
La plupart des personnes morales belges déposent leurs comptes annuels à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la clôture.
Du gérant d’une seule SRL au groupe international possédant plusieurs filiales, MY OFFICE® apporte une méthode commune pour administrer une société en Belgique, partager les responsabilités et conserver une vision claire des opérations.
Pour piloter une société de conseil, de commerce, de technologie ou de services depuis un espace accessible en ligne.
Pour organiser la documentation, les participations, les décisions, les responsables et les dossiers sensibles d’une holding belge.
Pour centraliser factures, données financières, partenaires, contrats et conformité d’une entreprise numérique en Belgique.
Pour suivre plusieurs entités, y compris une ou plusieurs sociétés belges, avec des accès et permissions adaptés aux équipes.
Pour regrouper les informations utiles à la supervision de sociétés détenues par un même bénéficiaire économique ou groupe.
Pour structurer les documents sociaux, financiers et contractuels d’une société détenant ou exploitant des actifs en Belgique.
Pour rapprocher le suivi de l’entité belge de celui des filiales, partenaires, clients et activités situés dans d’autres pays.
Pour reprendre le contrôle numérique d’une structure constituée par un concurrent sans abandonner son historique documentaire.
L’enregistrement d’une société belge dans MY OFFICE® suit un parcours clair. L’objectif est de créer un dossier fiable avant d’ouvrir les outils de gestion, de conformité, de gouvernance et de collaboration.
Essential couvre une société, PRO jusqu’à dix sociétés et Enterprise un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe.
Renseignez la dénomination, la forme juridique, le numéro d’entreprise BCE/KBO, le siège, les unités d’établissement, les codes NACE-BEL, le statut TVA et les coordonnées de votre société belge.
Ajoutez les administrateurs ou gérants, actionnaires ou associés, représentants, signataires et bénéficiaires effectifs de la structure.
Téléversez les pièces sociales, justificatifs d’identité, preuves d’adresse et informations utiles à la revue KYC, KYB et UBO.
FiduLink analyse la cohérence du dossier et peut demander des informations complémentaires selon le profil, l’activité ou les opérations prévues.
Après validation, vous accédez au tableau de bord, au Data Room, aux outils disponibles et à votre Agent FiduLink pendant douze mois.
La liste exacte dépend de la société, de son activité, de son ancienneté, de ses détenteurs et des services demandés. Préparer un dossier complet accélère la vérification et limite les demandes complémentaires.
Chaque offre MY OFFICE® donne accès au même socle fonctionnel. La différence porte principalement sur le nombre de sociétés administrées. Les outils ci-dessous structurent le pilotage quotidien de votre société belge et facilitent la coordination avec les services FiduLink.
Une vue synthétique de la société en Belgique, de ses dossiers, alertes, services et prochaines actions.
Un parcours guidé pour configurer le profil, compléter les données et prendre en main MY OFFICE®.
Des repères opérationnels liés à la Belgique et aux informations essentielles de votre structure.
Le suivi des demandes et dossiers ouverts concernant votre société belge.
Une liste claire des informations, validations et pièces restant à fournir ou à traiter.
Organisation des contrôles d’identité, de détention, d’administrateurs et de bénéficiaires effectifs, en cohérence avec la BCE/KBO, le registre UBO et les documents sociaux.
Lecture structurée de la complétude du dossier et des points nécessitant une attention.
Suivi des renouvellements de services et échéances configurés pour la société.
Automatisation de rappels et d’actions de conformité disponibles dans le portail.
Suivi des informations et événements disponibles auprès des sources belges couvertes, notamment la BCE/KBO et les publications officielles, lorsque les données sont accessibles.
Centralisation des statuts, actes, extraits BCE/KBO, publications, registres, procès-verbaux, comptes annuels, contrats et pièces sensibles.
Outil de signature électronique pour les documents et flux compatibles proposés dans l’environnement.
Gestion numérique du courrier lorsque votre société dispose d’un service d’adresse ou de courrier actif.
Espaces sécurisés pour partager des pièces lors d’une opération, d’un audit ou d’une transaction.
Organisation de justificatifs et informations vérifiées pour accélérer certains échanges autorisés.
Outils de coordination et de suivi comptable international, à articuler avec un expert-comptable ou conseiller fiscal compétent en Belgique.
Vision financière consolidée et suivi des données disponibles pour vos structures et opérations.
Création et organisation des factures internationales de la société belge.
Préparation de factures électroniques structurées au format UBL 2.1 pour les flux compatibles. Depuis 2026, les opérations B2B entrant dans le champ belge requièrent une facture structurée, généralement échangée via Peppol.
Préparation d’un Banking Pack et mise en relation bancaire selon l’éligibilité, sans garantie d’ouverture.
Organisation des administrateurs, gérants, actionnaires, associés, UBO, mandats, procès-verbaux et éléments de gouvernance de votre SRL, SA, SC ou autre société belge.
Attribution d’accès adaptés aux dirigeants, collaborateurs, conseils et responsables autorisés.
Échanges, assistance et prise de rendez-vous avec votre Agent FiduLink depuis votre espace.
Point d’accès aux besoins opérationnels et services professionnels disponibles pour l’entreprise.
Assistants numériques pour explorer les informations et mieux orienter les prochaines actions.
Accès à des ressources et services conçus pour lancer ou développer une activité internationale.
Consultation d’offres commerciales pertinentes disponibles dans l’écosystème FiduLink.
Gestion du compte client, des crédits et des commandes de services éligibles.
Espace dédié aux interactions de partenariat et opportunités proposées selon votre profil.
Accès simplifié à des prestations complémentaires sur demande, devis et conditions d’éligibilité.
MY OFFICE® ne se limite pas au stockage de fichiers. La plateforme relie les documents, les personnes, les échéances et les services afin de rendre l’administration d’une société belge plus lisible.
Statuts, extraits, registres, procès-verbaux, contrats et justificatifs restent classés dans un environnement organisé.
Les informations d’une société en Belgique peuvent être réparties entre la direction, le comptable, le cabinet de constitution, les banques et plusieurs boîtes e-mail. MY OFFICE® crée un point de référence unique pour limiter les versions contradictoires et retrouver rapidement les pièces utiles.
Visualisez les administrateurs, gérants, actionnaires, associés, UBO, mandats, pouvoirs et décisions rattachés à votre société.
Une société belge doit pouvoir démontrer qui la dirige, qui peut l’engager et qui la détient ou la contrôle. Le Governance Hub et l’espace conformité aident à maintenir ces informations structurées et à préparer les formalités BCE/KBO, UBO ou publications lorsqu’un changement doit être déclaré.
Factures, données financières et éléments comptables sont rapprochés pour faciliter le travail des dirigeants et professionnels.
MY OFFICE® fournit des outils de gestion et de coordination pour préparer une information financière exploitable. Votre société en Belgique peut y organiser ses factures, suivre ses données et collaborer autour des comptes annuels, de la déclaration ISoc, de la TVA, de l’e-facturation structurée et des pièces comptables.
Rassemblez les informations de l’entreprise, de ses responsables et de son activité avant une mise en relation.
Le module Banking Introduction aide à constituer un Banking Pack cohérent et à solliciter une mise en relation auprès d’établissements ou partenaires adaptés au profil. Une banque conserve toujours sa propre politique de risque, ses contrôles et sa décision finale.
Les renouvellements, pièces expirantes et tâches configurées apparaissent dans un suivi commun.
Le pilotage d’une entreprise belge demande de surveiller le dépôt des comptes à la Banque nationale, la confirmation annuelle UBO, les changements BCE/KBO, les publications au Moniteur belge et les échéances fiscales. MY OFFICE® rassemble ces signaux afin que le dirigeant identifie plus vite les points à examiner ou à transmettre à un professionnel.
Essential, PRO et Enterprise incluent l’accès à la solution Agent pendant un an. Votre Agent FiduLink est un point de contact humain qui répond à vos questions sur l’utilisation de MY OFFICE®, vous aide à vous orienter dans le portail et facilite la coordination de vos demandes relatives à votre société en Belgique. Lorsque votre besoin exige une intervention juridique, fiscale, comptable, bancaire ou administrative spécialisée, il vous oriente vers le service approprié, qui peut faire l’objet d’un devis séparé.
Votre siège ou votre activité se trouve à Bruxelles, Anvers, Gand, Liège, Charleroi, Bruges, Namur, Louvain, Mons, Malines, Hasselt ou Courtrai ? MY OFFICE® permet aux personnes autorisées de retrouver le dossier et les outils de gestion en ligne, y compris lorsque les actionnaires, administrateurs ou équipes travaillent depuis plusieurs pays.
Consultez les informations disponibles sans dépendre d’un classeur ou d’un poste unique.
Attribuez des accès cohérents avec les responsabilités et limitez l’exposition des dossiers sensibles.
Gérez l’entreprise belge aux côtés des autres entités de votre organisation.
Conservez la chronologie des dossiers, documents et demandes traités dans l’espace.
Les trois abonnements proposent les mêmes fonctions et un Agent FiduLink pendant douze mois. Choisissez principalement selon le nombre de sociétés en Belgique et dans les autres juridictions que vous souhaitez centraliser.
Pour gérer 1 société, notamment une SRL, une SA, une SC ou une SNC enregistrée en Belgique.
Pour gérer jusqu’à 10 sociétés dans une interface commune.
Nombre illimité de sociétés d’un même bénéficiaire économique ou groupe.
Prix affichés pour l’abonnement annuel à MY OFFICE®. Les prestations professionnelles, frais officiels, services d’adresse, comptabilité locale, dépôts, formalités, traductions, apostilles, services bancaires et autres interventions spécifiques ne sont pas inclus sauf mention ou commande séparée.
La plateforme vous donne un environnement de gestion et d’assistance. Certaines opérations nécessitent cependant une prestation professionnelle, une autorisation, un service actif ou le paiement de frais externes.
| Élément | Dans MY OFFICE® | Précision importante |
|---|---|---|
| Accès aux 30 fonctions | Inclus | Selon disponibilité technique, couverture juridictionnelle et configuration du dossier. |
| Agent FiduLink 12 mois | Inclus | Réponses sur le portail, orientation et coordination ; les missions spécialisées restent distinctes. |
| Data Room société | Inclus | Le client reste responsable de fournir des documents exacts, complets, licites et actualisés. |
| Outils de facturation | Inclus | Ils ne remplacent pas la validation des règles de TVA, d’e-facturation structurée, de facturation et de comptabilité applicables en Belgique et dans les pays concernés. |
| Banking Introduction | Accès inclus | La mise en relation et toute ouverture de compte sont soumises aux règles et décisions des établissements. |
| Smart Mailroom | Outil disponible | Son utilisation suppose un service d’adresse ou de gestion de courrier actif et compatible. |
| Comptabilité et déclarations locales | Service séparé | À commander si vous souhaitez l’intervention d’un professionnel ou prestataire compétent. |
| Formalités et dépôts officiels | Service séparé | Honoraires professionnels, taxes, frais officiels et débours sont facturés selon l’opération. |
| Conseil juridique ou fiscal | Service séparé | Une analyse personnalisée requiert une mission formalisée avec le professionnel approprié. |
La solution s’adresse aux sociétés belges disposant d’un numéro d’entreprise et d’un siège en Région de Bruxelles-Capitale, en Wallonie ou en Flandre. Une SRL établie à Bruxelles utilise le même environnement numérique qu’une société située à Anvers, Gand, Liège, Charleroi, Bruges, Namur ou Louvain. La langue des documents, les obligations régionales et les codes d’activité doivent toujours correspondre au dossier réel.
Cette page concerne la gestion d’une société belge existante. Si votre projet est encore au stade de la constitution, utilisez le parcours de création dédié afin d’éviter toute confusion entre immatriculation et administration en ligne.
Votre SRL, SA, SC, SNC ou autre société belge existe déjà, chez FiduLink ou auprès d’un concurrent : sélectionnez l’offre adaptée et lancez l’intégration de votre dossier belge.
Commencer avec EssentialVous ne possédez pas encore d’entreprise en Belgique : découvrez la constitution, la coordination notariale, l’inscription BCE/KBO, le registre UBO et l’accompagnement FiduLink pour créer une société belge.
Voir la création de société en BelgiqueRetrouvez les réponses aux principales questions sur l’enregistrement, l’administration et le pilotage d’une société belge dans FiduLink OS™.
Oui. Une société belge créée par un autre prestataire peut être intégrée après vérification de son existence, de ses statuts, de ses dirigeants, de sa détention, de ses bénéficiaires effectifs et des pièces de conformité demandées.
Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie la rattacher à votre bureau numérique. La constitution d’une nouvelle société, l’acte notarié lorsqu’il est requis, la publication, l’inscription BCE/KBO et les autres formalités relèvent d’un parcours séparé.
La solution peut notamment accueillir les SRL, SA, SC, SNC, sociétés en commandite, filiales et certaines succursales admissibles, sous réserve de la revue du dossier et des critères de conformité FiduLink.
Non. L’abonnement MY OFFICE® ne constitue pas une domiciliation. La société doit conserver un siège valide et conforme. Un service d’adresse compatible peut être commandé séparément lorsqu’il est disponible et adapté au dossier.
L’offre Essential est proposée à 399 € par an et couvre une société. Elle inclut les 30 fonctions MY OFFICE® et la solution Agent FiduLink pendant douze mois.
PRO, à 999 € par an, permet de gérer jusqu’à dix sociétés. Enterprise, à 4 999 € par an, couvre un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe, pour un usage interne non transférable.
Oui. Essential, PRO et Enterprise donnent accès au même socle de 30 fonctions et à un Agent FiduLink pendant douze mois. La capacité en nombre de sociétés constitue la principale différence.
L’Agent répond aux questions d’utilisation, aide à s’orienter dans MY OFFICE® et coordonne les demandes. Il ne remplace pas un avocat, un fiscaliste, un expert-comptable, une banque ou une autorité. Une mission spécialisée peut nécessiter un devis séparé.
Oui. Le Data Room, les outils KYC/UBO, Registry Watch et le Governance Hub permettent d’organiser les extraits BCE/KBO, actes, publications, mandats, actionnaires, associés et bénéficiaires effectifs. Les modifications officielles doivent toutefois être déposées ou validées par les personnes compétentes.
Il s’agit de la ou des personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort l’entité, directement ou indirectement, notamment par la détention de plus de 25 % des droits dans certaines catégories. Une analyse de la chaîne de contrôle reste nécessaire lorsque la structure est complexe.
Les informations doivent être enregistrées et actualisées dans les délais applicables, généralement dans les trente jours d’une création ou d’un changement, puis confirmées annuellement. Les documents probants doivent rester cohérents avec la situation réelle.
Non. MY OFFICE® fournit des outils de facturation, d’organisation et de coordination financière. La comptabilité, les comptes annuels, la déclaration ISoc, la TVA, les précomptes et les autres obligations doivent être préparés ou validés par les professionnels compétents lorsque cela est requis.
Le taux ordinaire de l’impôt des sociétés est de 25 %. Certaines petites sociétés répondant à toutes les conditions légales peuvent bénéficier d’un taux réduit de 20 % sur la première tranche de 100 000 € de base imposable. L’éligibilité doit être vérifiée individuellement.
Les comptes annuels doivent généralement être déposés à la Centrale des bilans dans les trente jours de leur approbation par l’assemblée générale et au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice. Des exceptions existent selon la forme et la situation.
Oui, en principe. L’absence d’activité ne supprime pas automatiquement la personnalité juridique, les obligations comptables, fiscales, UBO, BCE/KBO ou le dépôt de comptes. Le traitement exact dépend de la situation et doit être confirmé par un professionnel compétent.
Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA doivent, dans le champ prévu, échanger des factures électroniques structurées pour leurs opérations B2B domestiques. Un simple PDF ne suffit plus pour ces opérations, sous réserve des exceptions légales.
La plateforme comprend l’e-Invoicing UBL 2.1 pour les flux compatibles. L’envoi, la réception, le réseau Peppol, la conformité EN 16931 et l’intégration comptable doivent être configurés et vérifiés selon le circuit effectivement utilisé par l’entreprise.
MY OFFICE® comprend un accès au module Banking Introduction et à la préparation d’un Banking Pack. Une mise en relation peut être envisagée selon le profil, mais aucune ouverture de compte n’est garantie : l’établissement décide après ses propres contrôles.
Le Smart Mailroom peut organiser le courrier lorsqu’un service d’adresse ou de gestion de courrier compatible est actif. L’abonnement MY OFFICE® seul ne constitue ni un siège social, ni une domiciliation, ni un service de réception de courrier.
Oui, la plateforme comprend International Invoices et l’e-Invoicing UBL 2.1 pour les flux compatibles. Les mentions obligatoires, règles de TVA, devise, traitement comptable et obligations du pays du client doivent être vérifiés selon chaque opération.
Les fonctions Team & Permissions servent à organiser les accès des personnes autorisées. Le niveau de permission doit être choisi avec soin, notamment pour les documents confidentiels, données personnelles et informations financières.
Le délai dépend surtout de la complétude du dossier, de la structure de détention, de l’activité, des pays concernés et des vérifications nécessaires. Une activation ne peut intervenir qu’après réception et validation des éléments demandés.
MY OFFICE® est accessible en ligne aux utilisateurs autorisés. Cet accès numérique ne modifie toutefois ni la résidence fiscale de l’entreprise, ni son lieu de direction effective, ni les obligations de substance ou de présence qui doivent être analysées séparément.
Non, sauf service séparément commandé et expressément confirmé. Les outils facilitent l’organisation et le suivi, mais les formalités BCE/KBO, UBO, Moniteur belge, Banque nationale, fiscales ou sociales ne sont pas automatiquement comprises dans l’abonnement.
Connectez votre entreprise belge à MY OFFICE®, rassemblez ses informations essentielles et pilotez-la avec 30 fonctions, un espace sécurisé et un Agent FiduLink pendant douze mois.
