Comment enregistrer et piloter votre société en Colombie en ligne avec MY OFFICE® ?

Oui. Une société colombienne constituée par un autre prestataire peut être intégrée après contrôle de son existence, de ses statuts, de sa matrícula mercantil, de son RUT/NIT, de son représentant légal, de ses associés ou actionnaires, bénéficiaires finaux et documents KYC/KYB.

Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie la rattacher à votre bureau numérique. L’immatriculation officielle relève de la Cámara de Comercio compétente, du Registro Mercantil, du RUES et des formalités DIAN nécessaires à l’obtention ou à la mise à jour du RUT/NIT.

La solution peut notamment accueillir les SAS, LTDA et SA, les succursales de sociétés étrangères ainsi que d’autres structures admissibles après revue du dossier, de l’activité, de la propriété et des besoins de conformité.

La SAS offre une grande flexibilité statutaire et constitue une forme très utilisée. La LTDA repose sur des quotas ou participations détenus par des associés et convient souvent aux structures resserrées. La SA est une société par actions plus formalisée. Le choix dépend du projet, des investisseurs, de la gouvernance et des contraintes réglementaires.

L’offre Essential est proposée à 399 € par an et couvre une société. Elle inclut le socle de 30 fonctions MY OFFICE® et un Agent FiduLink pendant douze mois.

PRO, à 999 € par an, permet de gérer jusqu’à dix sociétés. Enterprise, à 4 999 € par an, couvre un nombre illimité de sociétés appartenant au même bénéficiaire économique ou groupe, pour un usage interne non transférable.

Oui. Essential, PRO et Enterprise donnent accès au même socle fonctionnel et à l’Agent FiduLink pendant douze mois. La capacité en nombre de sociétés constitue la principale différence.

L’Agent répond aux questions sur le portail, aide à s’orienter dans MY OFFICE® et coordonne les demandes. Il ne remplace pas un avocat, un contador público público, un revisor fiscal, un fiscaliste, une banque, la Cámara de Comercio, la DIAN ou toute autre autorité.

Le Registro Único Tributario est le mécanisme utilisé par la DIAN pour identifier, localiser et classer les personnes et entités soumises aux obligations fiscales, douanières ou autres relevant de sa compétence. Les données doivent rester cohérentes avec la situation réelle de la société.

Le Número de Identificación Tributaria est le numéro fiscal unique attribué dans le cadre du RUT. Il est utilisé dans les relations avec la DIAN, la Cámara de Comercio, les banques, fournisseurs et de nombreux processus administratifs ou commerciaux.

La tarifa general de l’impôt sur le revenu applicable aux sociétés nationales et entités assimilées est de 35 %. Certaines activités ou catégories de contribuables peuvent être soumises à des surtaxes, régimes spécifiques ou traitements particuliers.

La tarifa general de l’IVA est de 19 %. Certains biens ou services peuvent relever d’une tarifa de 5 %, être exclus ou exonérés. Le traitement d’une opération doit être déterminé selon sa qualification fiscale exacte.

Pour les personnes morales, sont notamment visées les personnes physiques détenant directement ou indirectement 5 % ou plus du capital ou des droits de vote, bénéficiant de 5 % ou plus des actifs, rendements ou utilités, ou exerçant autrement le contrôle. À défaut, le représentant légal ou la personne disposant d’une autorité supérieure peut devenir le critère résiduel.

Les informations sont fournies au Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), administré par la DIAN, par voie électronique selon les formats et procédures applicables.

Les obligés vérifient au premier jour des mois de janvier, avril, juillet et octobre si les informations reportées ont changé. S’il existe une modification, l’actualisation doit être effectuée dans le mois suivant la date de contrôle concernée. En l’absence de modification, aucune actualisation n’est requise pour cette période.

La matrícula mercantil doit être renouvelée chaque année dans les trois premiers mois, donc avant le 31 mars. Le renouvellement permet également d’actualiser les informations commerciales et financières utilisées dans le RUES.

Non, sauf prestation distincte expressément commandée et confirmée. MY OFFICE® peut suivre les échéances, organiser les pièces et faciliter la coordination, mais les déclarations, calculs, paiements et dépôts officiels restent séparés.

MY OFFICE® est accessible en ligne aux utilisateurs autorisés. Cet accès ne détermine toutefois pas à lui seul la résidence fiscale, l’établissement permanent, la direction effective ou les obligations de la société et de ses dirigeants. Une gestion transfrontalière doit être analysée juridiquement et fiscalement.

Les sociétés nationales colombiennes sont en principe imposées sur leurs revenus et gains de source nationale comme étrangère, sous réserve des règles, conventions, crédits d’impôt et qualifications applicables. Une activité internationale nécessite donc une analyse fiscale structurée.

MY OFFICE® comprend un accès au module Banking Introduction et à la préparation d’un Banking Pack. Une mise en relation peut être envisagée selon le profil, mais l’ouverture ou le maintien d’un compte n’est jamais garanti et relève de l’établissement financier.

MY OFFICE® propose des outils de facturation et e-Invoicing pour les flux compatibles. Les obligations DIAN, la validation préalable, la numérotation, les formats électroniques et les événements associés doivent toutefois être configurés et validés selon le régime de la société.

Oui. Team & Permissions permet d’organiser les accès des personnes autorisées. Les droits doivent rester proportionnés au besoin d’en connaître, notamment pour les documents KYC, RUB, fiscaux, sociaux et financiers.

Le délai dépend de la complétude du dossier, de la forme sociale, de la chaîne de détention, des pays concernés, de l’activité et de la qualité des documents KYC/KYB/UBO. L’activation intervient après validation des éléments demandés.

Non. MY OFFICE® est un cockpit numérique et un point d’accès aux services. Les missions comptables, déclarations fiscales, certifications, analyses juridiques, audits et formalités réglementées nécessitent l’intervention du professionnel compétent lorsque la loi ou la situation l’exige.