Comment enregistrer et piloter votre société au Luxembourg en ligne avec MY OFFICE® ?

Oui. MY OFFICE® est précisément conçu pour rattacher une société luxembourgeoise déjà constituée à un environnement de gestion numérique. L’entreprise peut avoir été créée par FiduLink ou par un autre cabinet, notaire, avocat, fiduciaire, expert-comptable ou prestataire. L’intégration n’est pas une nouvelle immatriculation : elle organise le dossier existant autour du RCS, de la gouvernance, du RBE, de la fiscalité, de la TVA, des comptes et des documents opérationnels.

Non. Enregistrer une société dans MY OFFICE® signifie la rattacher à votre espace FiduLink OS™ pour la gérer et centraliser ses informations. La constitution juridique, l’acte notarié lorsqu’il est requis, l’immatriculation RCS, les publications RESA, les autorisations, le RBE et les formalités fiscales restent des procédures distinctes. Si l’entreprise n’existe pas encore, le parcours FiduLink de création de société au Luxembourg doit être utilisé.

La société à responsabilité limitée est l’une des formes les plus courantes au Luxembourg. Son capital minimum est de 12 000 €, entièrement souscrit et entièrement libéré à la constitution. Elle peut être constituée avec un associé unique et convient à de nombreuses activités commerciales, de services, holdings ou filiales, sous réserve des autorisations et réglementations applicables.

Le capital minimum d’une SARL est de 12 000 €. Il doit être intégralement souscrit et intégralement libéré au moment de la constitution. MY OFFICE® peut conserver les statuts, justificatifs de capital, registre d’associés et décisions liées aux augmentations, réductions ou autres opérations sur capital.

La SARL-S est la société à responsabilité limitée simplifiée. Son capital doit être compris entre 1 € et 12 000 € et être entièrement souscrit et libéré. Cette forme répond à un cadre particulier et n’est pas disponible sans conditions : l’éligibilité des associés, l’activité et les exigences d’autorisation doivent être vérifiées avant constitution.

La société anonyme luxembourgeoise nécessite un capital minimum de 30 000 €. Le capital doit être entièrement souscrit et au moins un quart libéré lors de la constitution. La SA convient davantage aux structures disposant d’actionnaires, de besoins de financement ou d’une gouvernance institutionnelle plus développée.

Oui. La société par actions simplifiée luxembourgeoise existe et reprend plusieurs principes de la SA tout en permettant une organisation statutaire plus flexible. Son capital minimum est de 30 000 €, entièrement souscrit avec au moins un quart libéré à la constitution. Le choix entre SA, SAS et SARL dépend du projet et de la gouvernance recherchée.

Le Registre de commerce et des sociétés est le registre officiel qui centralise l’identité et de nombreux actes des sociétés et autres entités. Il est géré par Luxembourg Business Registers. MY OFFICE® peut conserver l’extrait RCS, les statuts, publications, décisions et pièces de gouvernance afin de faciliter le suivi, sans remplacer les dépôts officiels.

Le Recueil électronique des sociétés et associations assure la publication électronique de nombreux actes et informations déposés dans le cadre de la vie juridique des sociétés luxembourgeoises. Une bonne gestion doit conserver un historique entre décisions internes, dépôts RCS et publications RESA afin que le dossier corporate reste cohérent.

Le Registre des bénéficiaires effectifs centralise les informations relatives aux personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort les entités concernées. Les entités immatriculées au RCS doivent, selon les règles applicables, déclarer et maintenir leurs informations de bénéficiaires effectifs. MY OFFICE® aide à organiser les justificatifs et chaînes de détention.

Le critère comprend notamment une détention ou un contrôle direct ou indirect supérieur à 25 % du capital ou des droits de vote, ainsi que le contrôle exercé par d’autres moyens. Les règles AML doivent être appliquées à la structure réelle et aux chaînes de détention, et une analyse de la direction supérieure peut être nécessaire lorsqu’aucun bénéficiaire ne peut être identifié après vérifications appropriées.

Non. MY OFFICE® permet de structurer les personnes, pourcentages, chaînes de contrôle, justificatifs et échéances liés aux UBO. La déclaration officielle au RBE et ses mises à jour restent effectuées via les canaux et procédures prévus par Luxembourg Business Registers, directement ou par un mandataire habilité.

Le taux de l’impôt sur le revenu des collectivités est de 16 % lorsque le revenu imposable dépasse 200 000 €. Il est de 14 % lorsque le revenu imposable ne dépasse pas 175 000 €, avec une formule intermédiaire pour la tranche comprise entre ces seuils. Cette information ne doit pas être confondue avec la charge fiscale totale de la société.

Parce que l’IRC n’est qu’une composante. Pour une société résidente située à Luxembourg-Ville imposée au taux IRC de 16 %, l’ACD publie une charge nominale combinée de 23,87 % : 16 % d’IRC, 1,12 % de majoration pour le fonds pour l’emploi et 6,75 % d’impôt commercial communal. Le taux communal varie selon la commune.

Le taux normal de TVA est de 17 %. Le Luxembourg applique également un taux intermédiaire de 14 %, un taux réduit de 8 % et un taux super-réduit de 3 % à certaines catégories de biens et services. Le taux applicable doit être déterminé selon la nature précise de l’opération et les règles de territorialité.

L’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA est notamment l’administration compétente pour la TVA. Une société assujettie doit gérer son identification, ses déclarations, paiements et correspondances selon sa situation. MY OFFICE® peut organiser les références, pièces et échéances sans remplacer les déclarations réglementaires.

L’Administration des contributions directes gère notamment l’impôt sur le revenu des collectivités et l’impôt commercial communal. MY OFFICE® peut centraliser les avis, déclarations, calculs, correspondances et échéances confiés au dossier, tandis que le calcul, la déclaration et le paiement officiels restent effectués selon les procédures fiscales applicables.

De nombreuses activités économiques exercées de manière habituelle sont soumises à une autorisation d’établissement, notamment les activités commerciales, artisanales, industrielles et certaines professions libérales. Les conditions peuvent porter sur l’honorabilité, les qualifications, la gestion effective et permanente et l’existence d’un établissement approprié au Luxembourg. Certaines activités disposent de règles ou exceptions particulières.

Non lorsqu’une autorisation d’établissement et un lieu d’exploitation sont requis. Les règles luxembourgeoises insistent sur une installation matérielle appropriée à l’activité et sur une gestion effective et permanente. La domiciliation juridique, l’adresse postale et la substance opérationnelle sont des notions différentes qu’il faut analyser selon l’activité et la situation de la société.

Pour les sociétés concernées, les comptes annuels et l’affectation du résultat doivent généralement être approuvés dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social. La procédure exacte dépend de la forme juridique : assemblée des associés pour une SARL ou SARL-S, assemblée des actionnaires pour une SA, avec les règles propres à chaque structure.

Les comptes annuels doivent généralement être déposés dans le mois qui suit leur approbation, soit au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice pour les personnes morales concernées. Avant dépôt, les entreprises soumises au dispositif doivent notamment préparer le solde des comptes selon le plan comptable normalisé et valider les données sur eCDF lorsque cela s’applique.

eCDF est une plateforme utilisée notamment pour la préparation et la validation structurée de données financières et fiscales. Pour les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels, la validation des états financiers sur eCDF intervient avant le dépôt au RCS. MY OFFICE® peut conserver les versions, justificatifs et preuves de validation mais ne remplace pas la plateforme officielle.

Le module Banking Introduction aide à préparer un Banking Pack et à structurer le KYB, l’activité, la substance, les flux, les bénéficiaires effectifs, les dirigeants, contrats et justificatifs. L’acceptation, l’ouverture et le maintien d’un compte relèvent exclusivement de la banque, fintech ou institution financière concernée et aucune ouverture ne peut être garantie.

L’intérêt est de transformer un dossier dispersé entre RCS, RESA, RBE, ACD, AED, MyGuichet.lu, eCDF, fiduciaire, banque, dirigeants et actionnaires en infrastructure de gestion structurée. MY OFFICE® rassemble documents, conformité, gouvernance, facturation, échéances, services et assistance dans un même environnement, tout en laissant les formalités réglementaires aux autorités et professionnels compétents.